Prozesse straffen, Workflows optimieren: Erfolgsfaktor Digitalisierung
Papierstapel, Aktenordner, ausgedruckte E-Mails, manuelle Rechnungs- und Belegerfassung: In vielen Unternehmen steckt das Thema Digitalisierung in den Kinderschuhen. Die Grunde sind zahlreich. Fehlende Ressourcen, die Befurchtung hoher Kosten oder komplexer Workflows wiegen in manchen Betrieben schwer. Dabei hat die Digitalisierung zahllose Vorteile, organisatorische wie finanzielle. Zahlreiche Betriebe machen es vor und stellen ehemals analoge Vorgange auf digitale um. Wie digital sind Unternehmen heute und warum ist die digitale Revolution nicht aufzuhalten?
Digitalisierung in deutschen Unternehmen: Das ist der aktuelle Stand
Ist das Internet noch immer Neuland? Im Jahr 2013 sorgte die damalige Bundeskanzlerin Angela Merkel mit ihrem Neuland-Zitat fur landesweites Schmunzeln. Blickt man heute auf deutsche Unternehmen und ihre Fortschritte in Sachen Digitalisierung, hatte sie jedoch nicht ganz unrecht. Die Industrie- und Handelskammer (IHK) befragte 2021 bis 2022 mehr als 4.000 deutsche Betriebe aus unterschiedlichen Branchen. Die Ergebnisse sind ernuchternd: Der Digitalisierungssprung bleibt aus, heit es in der Studie. Es klaffe nach wie vor eine Lucke zwischen dem Gros der Unternehmen und den Vorreitern in Sachen Digitalisierung. Viele Befragte sind sich dessen durchaus bewusst und bewerten ihre eigenen Fortschritte in diesem Bereich als mittelmaig.
Zu den Ursachen zahlen der Erhebung zufolge verschiedene Faktoren. So herrscht in der ITK-Branche ein immer drangenderer Fachkraftemangel, dazu gibt es in Teilen des Landes nur rudimentar ausgebaute digitale Infrastruktur. Rechtliche Unsicherheiten kommen dazu.
Es gibt in puncto Digitalausbau jedoch auch gute Nachrichten. So schafften es viele Unternehmen im Zuge der Corona-Pandemie, ehemals analoge Prozesse zu digitalisieren. Cloud-Dienste sind in vielen Firmen und Abteilungen bereits gangig und ersetzen zunehmend lokale Datensammlungen. Den eingeschlagenen Weg auszubauen, kann sich fur die wirtschaftliche Position des Betriebs lohnen. Auf der Pluspunkt-Liste stehen Faktoren wie Kostenersparnis, schlankere, schnellere Prozesse und so letztendlich mehr Erfolg am Markt.
Welche Vorteile bietet die Digitalisierung fur Betriebe?
Im privaten Bereich nutzen viele Menschen digitale Losungen selbstverstandlich. Das beginnt beim Smartphone, beim Onlineshopping und Streaming und reicht bis zu smarten Fahrzeug-Systemen, die Verkehrsflusse steuern und optimale Routen in Bruchteilen von Sekunden ausgeben. Hausautomation-Losungen erhohen die Sicherheit und den Komfort in den eigenen vier Wanden und man kann via Siri und Alexa alle Funktionen mit der eigenen Stimme steuern.
In Unternehmen sieht es derzeit noch anders aus. Dabei eroffnen Digitalisierungsstrategien zahllose Vorteile und Chancen. Kein Wunder, dass Experten die digitale bereits mit der industriellen Revolution vergleichen und darauf hinweisen, dass die Transformation langfristig fur das Uberleben am Markt essenziell ist. So profitieren Betriebe von der Computerwerdung von Arbeitsablaufen:
Alles wird einfacher
Digitalisierung bedeutet zugleich einen hohen Automatisierungsgrad. Greifen etwa alle Teammitglieder von jedem Ort aus in Echtzeit auf eine Cloud-Losung zu, entfallen langwierige E-Mail-Kommunikationen oder gar der Austausch von USB-Sticks. Im Kundenservice konnen Chatbots und Sprach-Roboter einfache, wiederkehrende Fragen beantworten, um Mitarbeiter zu entlasten. Diese haben somit mehr Zeit fur komplexe Anfragen.
Fehlerquellen werden reduziert
Menschen machen Fehler, Computer nicht. Die Automatisierung von Prozessen, zum Beispiel eine softwaregestutzte Rechnungs- und Belegverarbeitung minimiert die Gefahr von Irrlaufern, verlorenen Quittungen oder Fehlberechnungen.
Flexible Arbeitsmodelle werden salonfahig
Home-Office und Remote-Arbeit, sprich, das Erledigen von Aufgaben von jedem Ort aus, waren in der Corona-Pandemie an der Tagesordnung. Effizient gelingt Mobile Working nur mit digitalen Losungen und Arbeitgeber, die ihrer Belegschaft diese Freiheit lassen, profitieren im Allgemeinen von einer hoheren Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter als es in Betrieben der Fall ist, die ausschlielich auf Prasenz setzen.
Wissen lasst sich effektiver teilen
In analogen Unternehmen tauschen Teams sich personlich aus und wer nicht dabei ist, bleibt auf der Strecke. Verlassen Wissenstrager die Firma, nehmen sie ihr Know-how mit. Digital dokumentierte Fakten, Hintergrundwissen und Arbeitsablaufe sichern wertvolle Informationen und lassen sich blitzschnell an alle verteilen.
Gefahren und Herausforderungen
Zugegeben: Der Umstieg von manuellen auf digitale Prozesse kann zeitaufwendig sein, kostet Geld und benotigt fundiertes Know-how, das nicht in jedem Betrieb zwingend inhouse verfugbar ist. Angesichts zahlreicher monetarer und organisatorischer Vorteile ist es jedoch praktisch unverzichtbar, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Welche Herausforderungen konnen bei Digitalisierungsprojekten auf Unternehmen zukommen?
Ein wichtiger Faktor ist der Mensch. Die digitale Transformation geht mit veranderten Arbeitsablaufen und vielfach neuen Zustandigkeiten einher. Es ist notwendig, sich in teils komplexe Software einzuarbeiten, neue Fertigkeiten zu erlernen. Veranderungen stoen in Belegschaften oftmals zunachst auf Widerstand. Es ist Sache der Fuhrungsebene, Befurchtungen und Unsicherheiten zu begegnen und sie aufzulosen. Transparente Prozesse, intensive Schulungen und offenes Feedback konnen den Umsetzungsprozess wirksam unterstutzen.
Wer Arbeitsablaufe digitalisiert, ist auerdem gezwungen, sich mit dem Thema Datensicherheit auseinanderzusetzen. Cloud-Dienste und mobile Anwendungen bergen potenzielle Sicherheitsrisiken. Dazu mussen die Daten der Mitarbeiter gema der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschutzt werden.
Stichwort Mitarbeiter: Die Digitalisierung durfte nicht zuletzt erhebliche Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt haben. Den Wegfall von rund 1,5 Millionen Jobs bis zum Jahr 2035 prognostiziert etwa eine Studie des Bundesinstituts fur Berufsbildung und des Instituts fur Arbeitsmarkt- und Berufsforschung. Bereits 2018 warnte der IT-Verband Bitkom vor dem Verlust von 3,4 Millionen Arbeitsplatzen innerhalb von funf Jahren. Eingetroffen ist dieses Szenario nicht: Jobs fallen nicht ersatzlos weg, vielmehr benotigt eine digitalisierte Arbeitswelt neue, heute noch nicht existente Berufe. Mehr zum Zusammenspiel von Mensch und digitalen Prozessen fasst hier Haufe zusammen .
Es ist abzusehen, dass vor allem monotone, wenig komplexe Tatigkeiten durch digitale Losungen ersetzt werden konnen. An ihre Stelle treten neue Berufe, die eine computergestutzte Welt braucht von Robotik-Ingenieuren bis zu IT-Sicherheits-Experten.
Die Zukunft ist digital
Am Thema Digitalisierung kommt kein Unternehmen vorbei, das im Markt erfolgreich agieren mochte. Ob in der Verwaltung oder in der freien Wirtschaft, in kleinen Unternehmen oder Konzernen, der Umstieg auf digitale Prozesse eroffnet hohe Potenziale fur straffere Prozesse und kostengunstigere Workflows. Die Bundesregierung fordert den Ausbau unter anderem durch die Forderprogramme go-digital und Digital Jetzt, die sich speziell an kleine und mittelstandische Betriebe richten.
Daten werden das neue Ol: Mit diesem Vergleich betont auch das Bundesministerium fur Wirtschaft und Klimaschutz die Wichtigkeit der Digitalisierung. Entsprechende Losungen kommen in immer mehr Bereichen zum Einsatz von der Dokumentenablage im Buro bis zur Automatisierung ganzer Wertschopfungsketten. Unternehmen, die in die digitale Transformation investieren, konnen nur profitieren: Es locken effektivere Arbeitslaufe, eine hohere Kundenzufriedenheit durch den ausgeklugelten Einsatz von Kunstlichen-Intelligenz-Systemen wie Chatbots und in der Folge deutliche Kostenreduzierungen.
Quelle IHK-Umfrage: https: //www. dihk. de/resource/blob/65850/53d8cb00755f2a2ce14532eb3fc9d45e/digitalisierungsumfrage-2022-data. pdf
Mehr: www.franchiseone.de